谈到如何减少应收账款，很多人脑子里第一反应就是催收，仿佛只要拼命去追，账就能收上来。其实，这思路有点偏，或者说，是把问题想得太简单了。真正能让应收账款健康运转，减少坏账和积压，是个系统活儿，得从源头、过程到后续，步步为营。

授信管理：第一道也是最重要的一道门槛

咱们做生意，尤其是B2B，把货发出去了，账却收不回来，最糟心的莫过于此。这其中，很大一部分责任，在于咱们自己。在客户提出赊销需求时，是不是就草草答应了？有没有一个明确的、有章可循的授信审批流程？我说的是那种，能真正看懂客户财务报表，能评估其还款能力和意愿的流程。

我见过不少公司，业务部门为了业绩，对客户的授信标准一降再降，美其名曰“支持业务发展”。但这种“支持”，最后往往是财务部门来买单，变成一堆难以收回的坏账。所以，建立一个基于风险评估的授信体系至关重要。这包括初次合作客户的信用调查，比如查询其工商信息、是否有不良记录，甚至可以考虑引入第三方征信机构的报告。对于老客户，也要定期进行信用评估，根据其历史付款情况、市场变化等因素，动态调整其信用额度。

另外，合同条款也要写清楚。关于付款周期、逾期利息、违约责任等，这些细节都必须落在纸面上，而且要让客户签字确认。有时候，一句模糊不清的条款，到最后就是扯皮的根源。我们自己内部有个不成文的规定，凡是金额稍大的订单，或者是新客户，授信审批不过关，业务员再怎么软磨硬泡，财务这边也不松口。刚开始业务部门很不习惯，但时间久了，他们也明白了，与其后面费尽力气去追账，不如一开始就找靠谱的客户。

合同执行与应收账款跟踪：细节决定成败

授信通过了，合同也签了，但这只是个开始。怎么保证合同能顺利执行，并且在到期时能顺利收到款项？这中间的每一个环节，都可能出现纰漏。

首先，订单的执行过程中，要确保发货、开票等信息准确无误，并且及时更新到应收账款系统中。如果因为信息传递不及时，导致客户对发货、数量有疑问，那可能就会影响付款。我们内部有个流程，就是发货确认单必须由客户签收，并且这个签收信息要及时反馈给财务部门。

其次，对于即将到期的应收账款，应该提前进行提醒。不要等到账期过了才开始催，那样就太被动了。我们会在账期到期前一周，通过邮件、电话或者短信等方式，提醒客户即将到期的款项。这不仅是一种提醒，也是一种服务，能给客户一个准备付款的时间。

还有一个常常被忽视的点，就是发票的及时、准确开具。有时候，客户因为收不到发票，或者发票信息有误，会故意拖延付款。所以，在合同履行完毕，发货完成之后，一定要第一时间准确无误地将发票寄出或传递给客户。我们现在的做法是，发货的同时，系统自动生成并发送电子发票给客户，这样效率很高。

催收策略：柔中带刚，事半功倍

到了这一步，还有款项未收回，那就得进入催收阶段了。但催收也不是一味地硬逼，得有策略。

刚开始，对于一些轻微逾期的，可以先采取温和的提醒方式，比如电话沟通，了解一下客户是否有特殊情况，是否只是忘记了。如果客户表示会尽快付款，那就先记下，并继续跟踪。如果客户推诿或者不予理睬，那就可以逐步升级催收方式，比如发送正式的催款函，告知逾期利息的计算方式，甚至考虑暂停后续的合作，直至款项收回。

我曾经亲身经历过一个案例，一个客户拖欠了我们一笔不小的款项，每次打电话都说“正在处理”，但就是不见钱。我们当时有点急了，就直接派人去了客户公司，结果发现客户那边财务负责人压根没把这事儿放在心上，或者说，根本就没有“处理”的意愿。最后，我们强硬了一点，明确告知如果再不付款，将启动法律程序。这才在几天内把钱收回来了。这个例子告诉我们，有时候，态度得坚决，不能给客户留下“好欺负”的印象。

另外，关于催收的频率和方式，也要根据客户的类型来定。对于一些长期合作、信誉良好的客户，即使偶尔有一次逾期，也可以多一些耐心和理解。但对于一些新客户或者有过不良记录的客户，则需要更严厉和及时的催收手段。

风险抵押与分期付款：化解大额风险

对于一些特别大额的合同，或者客户的付款能力确实不是那么稳健，可以考虑在合同中加入一些风险抵押的条款。比如，要求客户提供一定金额的银行承兑汇票，或者其他形式的担保。

再有，就是一些大宗商品的销售，一次性付清可能对客户来说压力很大。这时候，可以考虑和客户协商分期付款的方案。当然，分期付款也得有个度，而且要收取一定的利息，以覆盖我们资金占用的成本和风险。

我记得之前有个客户，想采购一批设备，金额挺大的。当时他们现金流有点紧张，但又急需设备。我们跟他们谈了很久，最终达成了设备款分三期支付的协议，第一期付30%，剩下的两期，每期35%，每期之间间隔三个月，并且我们按照当时银行的贷款利率收了3%的利息。虽然流程稍微复杂了点，但这样一来，我们就确保了大部分款项能按时收到，客户也解决了燃眉之急。

内部协作与信息化管理：提升效率是关键

最后，我想说的是，如何减少应收账款，绝对不是财务部门一个部门的事情，而是需要销售、业务、财务，甚至法务部门之间的紧密协作。销售部门要了解授信政策，业务部门要及时传递合同执行信息，财务部门要做好账款的记录和催收，法务部门在必要时提供法律支持。

另外，现在的信息化管理工具非常重要。一个好的应收账款管理系统，可以帮助我们清晰地掌握每一笔应收账款的状况，包括客户信息、合同金额、付款日期、逾期天数等等，并且能够自动生成各种报表，方便我们进行分析和决策。我们公司现在就用了一套内部开发的系统，销售、财务都能实时查看客户的应收情况，也方便了我们进行跨部门的沟通和协作。这使得整个应收账款的管理更加透明、高效。

总而言之，减少应收账款，是一个长期而细致的工作，需要从多个维度入手，不断优化流程，加强管理，才能真正地把应收账款这个“包袱”变成我们健康的现金流。